Kurz gesagt Ja! Der AI Act unterscheidet unter anderem zwischen Anbietern und Nutzern bzw. „Deployern“ von KI-Systemen. Auch wer KI “nur” einsetzt, hat Pflichten – zum Beispiel beim sicheren Einsatz, bei interner Aufsicht, bei Schulungen oder bei bestimmten Dokumentations- und Transparenzanforderungen.

Betroffen sind Sie meist dann, wenn in Ihrem Unternehmen KI-Systeme genutzt werden, die Entscheidungen vorbereiten, Inhalte erzeugen, Daten analysieren oder Abläufe automatisieren. Der erste Schritt ist deshalb eine Bestandsaufnahme: Welche KI-Tools sind im Einsatz, wofür werden sie genutzt und wie kritisch ist der jeweilige Anwendungsfall? Besonders relevant wird es, wenn KI Einfluss auf Personalentscheidungen, Kundenbewertungen, Sicherheit, Compliance oder sensible Daten hat.

Das hängt davon ab, welche Rolle Ihr Unternehmen einnimmt und wie risikoreich das eingesetzte KI-System ist. Grundsätzlich geht es um einen nachvollziehbaren, kontrollierten und verantwortlichen KI-Einsatz,also um klare Zuständigkeiten, geschulte Mitarbeitende, menschliche Kontrolle, passende Prozesse und die Einhaltung der jeweiligen Vorgaben des Systems. Für Hochrisiko-KI gelten deutlich strengere Anforderungen als für allgemeine Alltagsanwendungen.

Unternehmen sollten den Einsatz solcher Tools nicht dem Zufall überlassen. Wichtig sind klare Regeln dazu, welche Daten eingegeben werden dürfen, wofür die Tools genutzt werden dürfen, wie Ergebnisse geprüft werden müssen und wer die Verantwortung trägt. Außerdem verlangt der AI Act, dass Personen, die mit KI arbeiten, über eine ausreichende KI-Kompetenz verfügen, also nicht nur Zugriff auf das Tool haben, sondern es auch verantwortungsvoll einschätzen und nutzen können.

Wer den AI Act ignoriert, riskiert nicht nur regulatorische Folgen, sondern auch operative Probleme wie Fehlentscheidungen, Datenschutzverstöße, Reputationsschäden oder unsichere Prozesse. Je nach Verstoß sieht der AI Act auch empfindliche Sanktionen vor. Für Unternehmen ist deshalb meist nicht die Frage, ob sie sich mit KI-Regeln beschäftigen sollten, sondern wie früh sie dafür eine tragfähige Struktur schaffen.

Am besten starten Sie mit einem pragmatischen KI-Inventar. Prüfen Sie, welche Tools in Fachbereichen, IT, HR, Marketing, Vertrieb oder Geschäftsführung bereits genutzt werden, auch informell. Gerade bei frei verfügbaren KI-Anwendungen entsteht schnell sogenannter Schatteneinsatz, also Nutzung ohne Freigabe, ohne Regeln und ohne Risikobewertung.

Ohne klare Leitplanken entstehen schnell rechtliche, organisatorische und sicherheitsrelevante Risiken. Dazu gehören falsche oder verzerrte Ergebnisse, unzulässige Verarbeitung sensibler Informationen, fehlende Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und ein Verlust von Kontrolle über interne Prozesse. Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeitende KI-Ergebnisse ungeprüft übernehmen oder vertrauliche Unternehmensdaten in externe Tools eingeben.

Der beste Weg ist ein strukturierter, aber praxisnaher Einstieg. Unternehmen sollten zuerst klären, welche KI-Anwendungen sinnvoll sind, welche Risiken bestehen und welche Regeln für Nutzung, Prüfung und Verantwortung gelten. Wer KI früh sauber einordnet, Mitarbeitende schult und einfache Prozesse für Freigabe, Dokumentation und Kontrolle schafft, kann KI produktiv nutzen, ohne den Überblick zu verlieren.